Retningslinjer og krav vedrørende samfunnsansvar

 

Samfunnsansvar vektlegges i større og større grad og HHO gruppen legger til grunn at både vi og våre leverandører har et bevisst forhold til samfunnsansvar både ut fra et risikomessig perspektiv (unngå lovbrudd) og et forretningsmessig perspektiv (omdømme og tillit).

Våre leverandører plikter bl.a. å sørge for å hindre arbeidslivskriminalitet.

 

Opplysning om økonomiske/straffbare forhold
  1. Leverandør skal av eget tiltak opplyse:
    1. Om leverandør er under gjeldsforhandling eller avvikling,
    2. Om leverandør, deres ansatte eller andre som kan identifiseres med leverandør, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel,
    3. Om leverandører, deres ansatte eller andre som kan identifiseres med leverandører, deltar i en kriminell organisasjon eller er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger, spionasje, sabotasje, terrorhandling eller finansiering av terrorhandling,
    4. Om leverandører, deres ansatte eller andre som kan identifiseres med leverandører, er oppført på EU eller FNs sanksjonslister.
    5. Om leverandører, deres ansatte eller andre som kan identifiseres med leverandører, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje.
  2. Ved inngåelse av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter skal leverandør, som oppdragstaker, påse at bestemmelsene i forskrift av 2008-02-08 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter etterleves.

 

Bruk av underleverandører

Leverandør kan ved oppfyllelse av avtalen benytte underleverandører, men kun etter skriftlig avtale med HHO gruppen.

 

Lønns- og arbeidsvilkår

Leverandør skal sørge for at ansatte i egen og eventuell underleverandørers organisasjon, som direkte medvirker til å oppfylle avtalen, har lønn- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelsen. Tilsvarende skal leverandør sørge for at eventuell bruk av utenlandske arbeidstakere oppfyller kravet til gyldig oppholdstillatelse og at rapporteringer til skattemyndighetene overholdes.

Alle på arbeidsplassen skal bære gyldig ID-kort.

På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal leverandør og eventuell underleverandørers organisasjon, ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende forskrifter.

På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandør og eventuell underleverandørers organisasjon, ha lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.

På områder som ikke er dekket av landsomfattende tariffavtale skal leverandør og eventuell underleverandørers organisasjon, ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med hva som er gjengs for tilsvarende bransje i samme geografiske område.

Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng blant annet bestemmelser om arbeidstid, minstelønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtale. Videre omfattes minimumskrav i ferieloven og deltakelse i virksomhetens pensjons- og forsikringsplan, så langt den ansatte oppfyller vilkårene for deltakelse i slike planer.

Bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og underliggende forskrifter, samt ovennevnte reguleringer gjelder uavkortet også for selvstendig næringsdrivende/oppdragstakere og alle mannskaper/ressurser.

Leverandør skal gjennomføre nødvendige kontroller mot underleverandører og ha systemer for hvordan og når det på eget initiativ skal gjennomføres kontroller. Leverandør skal dokumentere resultatet av kontrollene, og ved forespørsel kunne oversende nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver. På HHO gruppens forlangende skal leverandør gjennomføre nærmere spesifiserte kontroller mot underleverandører. I den grad det gjennomføres kontroller på arbeidsplassen av offentlig myndighet plikter leverandør å gjennomgå de etterfølgende rapportene.

HHO gruppen har adgang til å føre tilsyn og kontroll med leverandøren og skal gis adgang til innsyn i nødvendige dokumenter for å påse at avtalens krav til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Herunder plikter leverandør på forespørsel å gi kopi av ansettelseskontrakter til de arbeidstakerne som medvirker til å oppfylle avtalen, deres lønnsslipper og timelister, dokumentasjon på ordnende boforhold samt kopi av kontrollrapporter fra offentlig tilsyn.

I tillegg kan HHO gruppen kreve å få adgang til lokaler som benyttes til innkvartering av ansatte. HHO gruppens rett til dokumentasjon og inspeksjon skal også gjelde underleverandører.

 

Tilgang til informasjon

Leverandør og enhver underleverandør som bidrar til oppfyllelse av avtalen plikter å overlevere rapporter fra offentlig myndighet hva angår kontroller på arbeidsplassen samt om nødvendig avgi erklæring om opphevelse av offentlig myndigheters taushetsplikt overfor HHO gruppen. I den grad rapportene inneholder informasjon om enkeltindivider som er omfattet av særlig personvern tillates det at slik informasjon anonymiseres.

Dersom en kontroll avdekker kritikkverdige forhold eller en leverandør/underleverandør er under etterforskning eller det er pågående straffesak for skattemessige forhold diskvalifiserer dette fra leveranse og leverandøren skal straks opphøre virksomhet på arbeidsplassen.

Utleieren skal videreføre bestemmelsene i dette punkt mot underleverandører. Det forutsettes at HHO gruppens adgang til dokumentasjon, samt opphevelse av offentlige myndigheters taushetsplikt for kontrollrapporter skriftlig klareres med enhver underleverandør som direkte medvirker til oppfyllelse av avtalen. Kopi av slik skriftlig erklæring skal sendes HHO gruppen uten opphold.

 

Avvik

Ved brudd på denne bestemmelsen kan HHO gruppen holde tilbake oppad 15 % av hele kontraktssummen, til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden for hele avtaleperioden. Om dokumentasjon ikke fremlegges eller forholdet bringes i orden innen avslutningen av leveransen, går det tilbakeholdte beløp til fradrag i leverandørens krav på vederlag.

Pågående straffesak som følge av anmeldelse av skattemessige forhold diskvalifiserer umiddelbart til leveranse.

Leverandør har bevisbyrden for at denne bestemmelsen er overholdt.